10 Top-Vorteile: Darum solltest du deine Mitarbeiter digital einarbeiten

Wir werden von Interessenten immer wieder gefragt, welche Vorteile es hat, Mitarbeiter digital einzuarbeiten und auszubilden. Lass uns zunächst aber klären, wie du Mitarbeiter digital einarbeitest. Das Vorgehen ist an sich einfach: In einem ersten Schritt erfasst du alle Prozesse, Abläufe, Arbeitsschritte und Standards in deinem Unternehmen. Zu diesen erstellst du im zweiten Schritt präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen – am besten Schulungsvideos. Dann lädst du alles in die digitale Schulungsplattform deines Unternehmens hoch und spielst es im Einarbeitungsprozess an die neuen Mitarbeiter aus. Welche Vorteile hast du jetzt von dieser Strategie?

Vorteil Nr. 1: Einarbeiten ohne Zeitaufwand

Der erste Vorteil ist, dass du Mitarbeiter ausbilden kannst, ohne dass ein Mitarbeiter anwesend sein muss, um das Wissen zu vermitteln. Nehmen wir einmal an, Mitarbeiter A soll von Mitarbeiter B eingearbeitet werden. Wenn Mitarbeiter B krank ist oder sich auf Fortbildung befindet, wird das schwierig. Wenn du deinen gesamten Einarbeitungsprozess über eine firmeneigene digitale Schulungsplattform abbildest, hast du dieses Problem nicht. Das heißt, du kannst ausbilden und einarbeiten, obwohl vielleicht niemand verfügbar ist, der das Wissen vermitteln kann.

Vorteil Nr. 2: Dauerhafte präzise Schulung

Es gibt beim Einarbeiten und Ausbilden keine Abnutzungserscheinungen, das ist der nächste Vorteil. Hast du bereits einmal etwas erklärt? Höchstwahrscheinlich ja. Beim ersten Mal macht das Spaß. Beim zweiten Mal wird es schon schwieriger. Spätestens beim zehnten Mal neigen Menschen dazu, das, was sie erklären müssen, zu reduzieren. Ihnen vergeht zunehmend die Lust, das Thema wiederholt zu erläutern. Bei der Reduktion gehen oft wichtige Inhalte verloren. Solche, die beim ersten Erklären noch enthalten waren, für deren Einbeziehung aber später die Energie fehlt. Diesen Effekt kannst du vermeiden, wenn du Mitarbeiter digital einarbeitest. Du produzierst die Schulungsinhalte einmal mit viel Liebe zum Detail und spielst sie dann immer wieder an neue Mitarbeiter aus. Für die Lernplattform spielt es keine Rolle, ob die Inhalte zum ersten, zweiten, zehnten oder hundertsten Mal ausgespielt werden. Die Qualität bleibt die gleiche.

Vorteil Nr. 3: Ohne Stress neue Mitarbeiter einstellen

Der dritte Vorteil ist, dass du weniger Stress beim Einarbeiten hast. In der Praxis kommt es oft vor, dass Einarbeitende davon ausgehen, Mitarbeiter müssen ein bestimmtes Thema kennen, irgendjemand muss es ihnen gezeigt haben. Das Problem ist häufig, dass das eben nicht der Fall war. Wenn du die Ausbildung systematisierst und deine Mitarbeiter digital einarbeitest, besteht für dich dieses Problem nicht. Die Mitarbeiter lernen so alles, was sie wissen müssen, und nicht nur das, wofür gerade Zeit ist. Die Ausbildung und Einarbeitung sind auch nicht tagesformabhängig. Du hast ein System, das dir – vereinfacht gesagt – bei gleichem Input immer das gleiche Ergebnis liefert.

Vorteil Nr. 4: Sprachbarrieren überwinden

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass du mit einem digitalen Ausbildungssystem auch geringer qualifizierte Bewerber einstellen kannst. Machen wir uns nichts vor: Die Qualifikation der Schul- und Studienabgänger wird nicht besser – selbst wenn die Notendurchschnitte etwas anderes sagen. Wer geringer qualifizierte Mitarbeiter ausbilden kann, wird in der Zukunft einen echten Wettbewerbsvorteil haben. Wenn du darüber hinaus Mitarbeiter ausbilden kannst, die nicht sehr gut Deutsch sprechen, hast du einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil. Mit einer digitalen Schulungsplattform kannst du sowohl das eine als auch das andere erreichen. Warum? Wer ein Thema nicht versteht, sieht sich das entsprechende Video nochmals an. Das heißt, die neuen Mitarbeiter können die Lerninhalte in ihrem Lerntempo durcharbeiten. Das ist für den Lernfortschritt sehr wichtig. Für die Mitarbeiter, die die Sprache nicht gut sprechen, kannst du alle Schulungsmaterialien mit wenigen Klicks in die jeweilige Muttersprache übersetzen lassen.

Vorteil Nr. 5: Know-how im Unternehmen sichern

Hast du bereits einmal darüber nachgedacht, was passiert, wenn ein guter Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt? In der Regel nimmt dieser Mitarbeiter sein gesamtes Wissen mit. Vor allem bei informellem Wissen – Wissen, das auf Erfahrung beruht – ist das sehr schmerzhaft. Darum ist unser Tipp: Sichere und konserviere dieses Wissen systematisch auf der Lernplattform deines Unternehmens. Wenn der Mitarbeiter aufhört, ist das bedauerlich, sein Wissen verbleibt aber in deinem Unternehmen. Das ist ein sehr großer Vorteil …

Vorteil Nr. 6: Motivierendes Feedback geben können

Wenn du Mitarbeiter digital einarbeitest, kannst du stets überprüfen, wie die Mitarbeiter lernen und wie groß der Lernfortschritt ist. Du kannst so gezieltes Feedback geben und deine Mitarbeiter schneller „auf Flughöhe“ bringen. Wenn ein Mitarbeiter keine Fortschritte zeigt, dann siehst du das ebenfalls sehr schnell und kannst noch in der Probezeit handeln. Durch die digitale Einarbeitung hast du zu jedem Zeitpunkt einen transparenten Überblick über den Lernfortschritt und den Ausbildungsstand der neuen Mitarbeiter.

Der siebte Vorteil ist, dass du die volle Kontrolle über die Ausbildungsinhalte hast und dir sicher sein kannst, dass nichts weggelassen wird. Für Überlegungen wie „Der Chef will, dass wir es so machen, aber wir machen es immer so …” ist dann kein Raum mehr. Du legst mit einer Wissensmatrix einmal fest, wer in welcher Rolle was können muss. Im Anschluss werden die Schulungsvideos erstellt, die an neue Mitarbeiter ausgespielt werden. Eine wirkungsvolle Qualitätssicherungsmaßnahme in der Ausbildung, die regelmäßig zu besseren Ergebnissen, zufriedeneren Kunden und mehr Umsatz führt.

Vorteil Nr. 8: Der Einarbeitungsprozess wird ständig besser

Wenn du dein digitales Ausbildungs- und Einarbeitungssystem geschickt gestaltest, wird es immer besser. Sammle über ein Formular unter jedem Schulungsvideo die Fragen der neuen Mitarbeiter und beantworte sie am besten gleich in einem Video. Das Video fügst du dann an der entsprechenden Stelle im Einarbeitungsprozess ein. Die Frage wird beantwortet und parallel dafür gesorgt, dass sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht wieder aufkommt …

Vorteil Nr. 9: Kosten senken & Zeit sparen

Dieser Vorteil betrifft die Zeit- und Kostenersparnis. Du musst niemanden einstellen, der deine neuen Mitarbeiter einarbeitet und ausbildet. Oftmals müssen erfahrene Mitarbeiter die Ausbildung übernehmen. Diese Mitarbeiter können jetzt wieder ihren eigentlichen Aufgaben nachgehen. Das bedeutet, du sparst Opportunitätskosten in der Ausbildung und entlastet gleichzeitig dein Stammpersonal. Wenn du neue Mitarbeiter digital einarbeitest, kannst du wachsen und dein Unternehmen skalieren, ohne dass ein erfahrener Mitarbeiter von umsatzgenerierenden Tätigkeiten und seinem Kerngeschäft abgezogen werden muss. Es ist ein bisschen grotesk: Die neuen Mitarbeiter werden gründlicher ausgebildet und zugleich sparst du Kosten ein.

Vorteil Nr. 10: Onboarding als Alleinstellungsmerkmal

Ein weiterer Vorteil ist, dass du deine Ausbildungssystematik sehr gut im Marketing einsetzen kannst. Die wenigsten Unternehmen verfügen über ein solches System, das ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Obwohl sich Mitarbeiter eine strukturierte und systematische Ausbildung wünschen. Neue Mitarbeiter schätzen das Gefühl, dass ihre Ausbildung eine Struktur hat und nicht zufällig abläuft. Die Studienlage spricht dazu ebenso eine klare Sprache. Wenn du Mitarbeiter gründlich und Schritt für Schritt einarbeitest, fühlen sie sich in deinem Unternehmen wohl und bleiben mit hoher Wahrscheinlichkeit. Das heißt, die Kosten, die du möglicherweise im Recruiting hattest, waren nicht umsonst.

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