So stellst du 2023 Mitarbeiter ein – In 5 Schritten zu A-Mitarbeitern

Wir werden von unseren Kunden immer wieder gefragt, wie man Mitarbeiter findet und sie so ins Unternehmen holt, dass sie auch langfristig bleiben. In diesem Artikel stellen wir dir 5 kritische Punkte vor, die dafür entscheidend sind.

Die erste Herausforderung ist natürlich, dass du überhaupt Bewerbungen erhältst. Auf mich kommen immer wieder Geschäftsführer zu und sagen, dass sie überhaupt keine Bewerbungen bekommen. Wenn du beim Bewerbungsprozess unternehmensseitig alles richtig machst, wirst du dieses Problem definitiv nicht haben. Aber dazu später mehr…

Der zweite kritische Punkt ist die Auswahl der Bewerber. Hier hat man oft die Qual der Wahl und es ist nicht klar, wen man einstellen soll. Das liegt u. a. daran, dass Abschlüsse eine immer geringere Aussagekraft haben. Ein Abitur hat heute nicht mehr die Aussagekraft wie vor 50 Jahren, da jeder Zweite eines hat.

Die Zeit zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag ist der nächste entscheidende Schritt. A-Mitarbeiter wünschen sich hier, dass das Unternehmen den Kontakt zu ihnen hält und dass sie schon erste Einblicke ins Unternehmen bekommen. Interessanterweise machen das nur aber nur 28 % der Unternehmen.

Der vierte kritische Punkt ist ein sauberes Onboarding in den ersten Tagen im Unternehmen und dann natürlich auch eine präzise fachliche Einarbeitung, so dass die neuen Mitarbeiter die Prozesse und Standards in deinem Unternehmen kennen – das ist der fünfte Punkt. Wie beim Pre-Boarding gibt es aber oft auch beim Onboarding und bei der fachlichen Einarbeitung zwischen den Erwartungen der neuen Mitarbeiter und der Realität – sagen wir mal – eine gewisse Lücke, eine Diskrepanz. A-Mitarbeiter wünschen sich z. B. einen konkreten Einarbeitungsplan, der Arbeitsplatz soll eingerichtet sein, es soll einen Ansprechpartner geben, sie wollen auf Ihre Rolle im Unternehmen gut vorbereitet werden, usw. Beim Großteil der Unternehmen ist das allerdings nicht der Fall…

Die Kernfragen im Recruiting & Onboarding von A-Mitarbeitern

Wie bekommst du diese 5 Punkte in den Griff, so dass du a) Bewerber bekommst, b) die richtigen Bewerber einstellst, die neuen Mitarbeiter schon c) vor dem ersten Arbeitstag von deinem Unternehmen begeisterst, dass sich d) die neuen Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag sofort in deinem Team wohlfühlen und natürlich auch e) sauber eingearbeitet werden, so dass sie ihre Rolle im Unternehmen möglichst schnell übernehmen können?

Frage 1: Wie erhältst du genügend Bewerbungen?

Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Was lange Zeit gut funktioniert hat, war Social Recruiting – also das Ausspielen von Stellenanzeigen über Ads in Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, usw. Das wird aber immer schwieriger, weil es viele schon machen. Was bei uns und auch bei vielen von unseren Kunden gut funktioniert, ist Recruitee. Da kannst du Stellenanzeigen entwerfen, die dann mit einem Klick auf zig Jobportalen ausgespielt werden. Wir arbeiten da mit unserer 1:5-Strategie, die ich dir in diesem Video vorstelle. Es ist sehr wichtig, dass die Stellenanzeige passt. Zur perfekten Stellenanzeige gibt es ebenfalls ein Video. Wenn du das so machst, dann bekommst du in jedem Fall zig Bewerbungen auf deinen freien Job.

Frage 2: Wie wählst du jetzt den richtigen Bewerber aus?

Mein Tipp ist hier, dass du vor allem die Lernfähigkeit und -bereitschaft der Bewerber testest. Viele schauen zu sehr auf Lebensläufe, Zeugnisse, etc. Das ist schon auch wichtig, nur leider nicht mehr so aussagekräftig wie früher. Ich lasse während eines Bewerbungsprozesses nur Bewerber in ein Erstgespräch, von denen ich weiß, dass sie a) lernfähig sind und b) auch lernbereit sind.

Wie kannst du das testen? Ganz einfach: Du stellst deinen Bewerbern ein Online-Training (ca. 30 Minuten) zu einem Thema zur Verfügung, das für sie relevant ist. Das müssen sie durcharbeiten und im Anschluss wird das darin vermittelte Wissen getestet. Hier trennt sich sehr schnell die Spreu vom Weizen. Von 10 Bewerbern schaffen es 2 nicht mal sich in die Lernplattform einzuloggen, 3 sind zu faul, den Kurs durchzuarbeiten und 2 packen die Abschlussprüfung nicht.

Dann hast du das Bewerberfeld gleich mal reduziert. Und zwar auf die 3, mit denen du etwas anfangen kannst. Und zwar ohne eine Minute deiner Zeit zu investieren. Das kann man alles so einrichten, dass das mit ein paar Klicks mehr oder weniger automatisiert durchläuft und du einen perfekten Überblick über alles hast. Wir machen das täglich – wenn du hier Unterstützung brauchst, kannst du gerne Kontakt mit uns aufnehmen. Mit den 3 Bewerbern kannst du dann in ein Erstgespräch (15 bis 20 Minuten) weitergehen und dann vielleicht einen oder zwei zu einem Vorstellungsgespräch einladen.

Frage 3: Wie geht es nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag weiter?

Jetzt geht es darum, dass du den Bewerber vor dem ersten Arbeitstag gut an Bord holst, also das Pre-Boarding. Ich mache das gerne mit einem kurzen handgeschriebenen Brief, weil es einfach persönlich ist. Der muss nicht lang sein. Ich schreibe da nur rein, dass es bald losgeht und wir uns freuen, dass der A-Mitarbeiter jetzt Teil unseres Teams ist. Dann kündige ich noch eine Mail an, die ein paar Tage später kommt. Da sind dann die Login-Daten für unsere Online-Akademie drin, über die dann das eigentliche Pre-Boarding erfolgt. Da sollten ein paar Worte zu dir selbst drin sein – eben als Geschäftsführer, zum Unternehmen, ein bisschen was zur Struktur, zu den Zielen, kurz und knapp die History, etc.

Dann wichtig: Wo muss er am ersten Tag hinkommen? Muss er was mitbringen? Aber auch: Wo kann er parken? Wie ist die Kleiderordnung? Wer sind die Ansprechpartner? Usw. Das sind Kleinigkeiten, die aber einfach wichtig sind, wenn sich jemand schon vor dem ersten Tag an wohlfühlen soll. Die Stimmung im Unternehmen, das Feeling und die ganze Orga – das kannst du perfekt mit kurzen Lernvideos vermitteln.

Frage 4: Wie organisierst du das Onboarding?

Letzten Endes genau gleich – eben auch über deine digitale Schulungsplattform. Du erstellst einen Onboarding-Plan, den der neue Mitarbeiter sowohl ausgedruckt als auch digital bekommt. Im Idealfall hast du zu allen Inhalten des Onboarding-Plans entsprechende digitale Lerninhalte in deiner Online-Akademie, so dass sich der neue A-Mitarbeiter selbst onboardet – und zwar ohne, dass sich ein anderer Mitarbeiter groß drum kümmern muss. Natürlich hat der neue Mitarbeiter einen Ansprechpartner, der ihn begleitet und unterstützt. Nicht mehr nötig ist allerdings, dass z. B. ein Projektmanagement-Tool zum hundertsten Mal live „von Hand“ erklärt wird. Der Ansprechpartner kann sich voll darauf konzentrieren, dass es dem „Neuen“ gefällt. Beim fachlichen Onboarding ist er komplett raus – mal abgesehen von fachlichen Rückfragen vielleicht…

Das hat viele Vorteile. Neben der Zeitersparnis ist die Einarbeitung einfach gründlicher. Die Dinge, die ein neuer Mitarbeiter in den ersten Tagen lernen muss, nimmt man einfach einmal vernünftig auf und kann das immer wieder ausspielen. Die Standards in der Einarbeitung sind so einfach zu reproduzieren und immer gleich hoch. Es gibt da kein „das erkläre ich dir später", weil an diesem Tag gerade die Hölle los ist. Die Einarbeitung folgt einem klaren Prozess, in dem die firmeninternen Standards erklärt und gesetzt werden – und zwar völlig unabhängig von äußeren Einflussfaktoren.

Frage 5: Wie arbeitest du einen neuen A-Mitarbeiter schnell und zeitsparend ein?

Die fachliche Einarbeitung kannst du dann genau gleich durchführen. Mach das auch digital, so vermeidest du Fehler bei der Einarbeitung, verhinderst, dass die Einarbeitung lückenhaft ist und kannst die Standards in deinem Unternehmen sauber durchsetzen. Die Zeiten, in denen man das „von Hand“ macht und jedem Mitarbeiter immer wieder die gleichen Arbeitsschritte erklären muss, sind vorbei. Gib deinen Mitarbeitern einfach digitalen Zugriff auf das Fachwissen, das sie für die Ausübung ihrer Tätigkeiten benötigen. So kannst du selbst Berufs- oder Quereinsteiger innerhalb kürzester Zeit auf ihre neue Position ausbilden und sie können unmittelbar nach dem Start schon in das Tagesgeschäft einsteigen.

Unsere Kunden – und natürlich auch wir – nutzen dazu eine digitale Schulungsplattform, in der die Mitarbeiter zahlreiche Videos und andere Schulungsmaterialien finden, die Aufgaben und Prozesse – für die jeweilige Rolle im Unternehmen eben – Schritt für Schritt erklären.

Wie du so eine digitale Schulungsplattform aufbaust – z. B. für die fachliche Einarbeitung, aber auch für das Pre- und Onboarding – erfährst du in diesem Blog-Artikel.

Also – fassen wir nochmals kurz zusammen: Bewerbungen erhalten, Bewerber testen, A-Mitarbeiter einstellen, onboarden und einarbeiten kann viel Spaß machen. Wir beraten täglich dazu und haben schon viele interessante Projekte abgeschlossen. Wenn du hier Bedarf hast, vereinbare einfach ein kurzes und unverbindliches Erstgespräch, dann können wir schauen, ob und wie wir dir helfen können.