6 Einsatzbereiche einer digitalen Schulungsplattform

Viele Interessenten denken beim Thema E-Learning nur an digitale Weiterbildungsmaßnahmen und lassen damit viel Potential ungenutzt. In diesem Artikel stelle ich dir 6 Einsatzbereiche einer digitalen Schulungsplattform vor und zeige dir, wie du dir damit einen unschlagbaren Wettbewerbsvorteil sichern kannst.

Einsatzbereich 1: Lernfähigkeit und Lernbereitschaft im Bewerbungsprozess testen

Wenn du im Recruiting alles richtig machst, bekommst du täglich Bewerbungen. Falls das Recruiting für dich ein Thema ist, das bei dir noch nicht so gut läuft, findest du in diesem Artikel viele nützliche Tipps. Dann ist es wichtig, dass du dabei die Spreu vom Weizen trennst. Das Wichtigste, was ein Bewerber mitbringen muss, ist Lernfähigkeit und Lernbereitschaft. Zeugnisse, Lebenslauf und vor allem Berufserfahrung: Das kannst du alles vergessen. Das kam bei der Studie von Sackett & Kollegen ganz klar heraus.

Wie kannst du die Lernfähigkeit und Lernbereitschaft jetzt testen? Ganz einfach: Du lädst alle Bewerber zu einem kleinen Onlinekurs auf deiner digitalen Schulungsplattform ein. Darin bekommen die Bewerber ein Thema vorgestellt und sie sollen diese kurzen Lektionen durcharbeiten. Danach testest du dann, was davon hängen geblieben ist. Bewerber erklären einem im Anschreiben salbungsvoll, wie gerne sie doch bei dir arbeiten möchten und schaffen es dann nicht einmal, sich online in die Schulungsplattform einzuloggen. Entweder weil es ihnen zu aufwendig ist und sie nicht bereit sind, selbst etwas zu investieren oder weil sie die notwendigen Fähigkeiten dazu nicht besitzen und sich diese auch nicht aneignen können oder wollen. Mit diesen Bewerbern kannst du nichts anfangen. Darum wichtig: Immer die Lernbereitschaft und Lernfähigkeit testen, bevor du mit Gesprächen weitergehst.

Einsatzbereich 2: Professionelles Preboarding, um Motivation zu steigern

Nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag kommt das Preboarding. Das ist ein Bereich, den viele nicht so richtig auf dem Schirm haben, obwohl gerade dieses Stadium wichtig ist. 36 % der Unternehmen erhalten regelmäßig Kündigungen zwischen der Arbeitsvertrags-Unterschrift und dem ersten Arbeitstag. Das ist einfach ärgerlich. Man muss also wieder mit viel Aufwand einen passenden Kandidaten suchen. Ganz zu schweigen von der Demotivation des Teams, der Arbeitsüberlastung während der Vakanzzeit und dem Imageschaden fürs Unternehmen. Durch eine durchgängige Onboarding-Experience in der Preboarding-Phase kannst du hier den Unterschied machen und dich auch von anderen Unternehmen absetzen. Hole den neuen Mitarbeiter einfach mit wertschätzender Kommunikation ab – lebe das dann auch vor – und binde ihn früh emotional an dein Unternehmen. Dies geht am einfachsten über deine digitale Schulungsplattform.

Was kannst du hier machen? Zunächst sicher einmal kurz das Unternehmen vorstellen. Dann das Team, mit dem er oder sie später arbeiten wird. Da reichen oft kurze Videos. Ein Kunde von uns hat im Preboarding auch einen kleinen virtuellen Rundgang durch die Firma erstellt, sodass der neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag weiß, wo er später arbeiten wird. Falls das für dich relevant ist, kannst du bereits beginnen, die Mitarbeiter auch schon ein klein wenig nachzuschulen, falls sie z. B. mit Wissenslücken aus der Schule oder dem Studium kommen. So vermittelst du den neuen Mitarbeitern gleich, dass du an sie glaubst und schon jetzt bereit bist, in sie und den Ausbau ihrer Fähigkeiten zu investieren. Wenn du dir hier Mühe gibst und dir das als Geschäftsführer oder Inhaber auf die Fahnen schreibst, kannst du die Zeitspanne zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag – was ja oft mehrere Wochen oder sogar Monate dauert – gut überbrücken. Zusätzlich hältst du den neuen Mitarbeiter nicht nur “bei der Stange”, sondern motivierst ihn, sodass er sich richtig auf den ersten Arbeitstag freut und mit einem guten Gefühl – selbstsicher und motiviert – bei dir starten kann.

Einsatzbereich 3: Beim Onboarding viel Zeit sparen und Qualität steigern

Dann kommen das Onboarding und die fachliche Einarbeitung. Hier setzen 78 % der Unternehmen auf einen Einarbeitungsplan, 61 % arbeiten mit einer Art Mentor, bei 53 % gibt es eine Informationsmappe und 43 % machen einen Welcome Day. Interessant ist, dass im Moment bisher nur 21 % eine digitale Lösung mit Videos und E-Learning-Inhalten nutzen. Vermutlich ist das Onboarding bei vielen Unternehmen noch eher konventionell und uneinheitlich aufgestellt, weil häufig keine Prozessstrukturen und Standards definiert sind. 83 % haben für das Onboarding auch kein Budget vorgesehen. Dass sich Unternehmen hier teilweise so wenig Mühe geben, ist umso erstaunlicher, wenn man weiß, dass 88 % der Mitarbeiter mit dem Onboarding unzufrieden waren und sie meistens in den ersten sechs Monaten entscheiden, ob sie bei einem Unternehmen bleiben oder nicht.

Was heißt das jetzt für uns? Wir brauchen für neue Mitarbeiter ein systematisches und sauberes Onboarding- und Einarbeitungsprogramm. Du musst eine Einarbeitungssystematik schaffen, in der sich die neuen Mitarbeiter einerseits wohlfühlen und die andererseits dafür sorgt, dass sie schnell in ihrer Rolle im Unternehmen ankommen. Wenn dir das gelingt, kannst du die Fluktuation deutlich drücken und die Einarbeitungs- und Ausbildungszeit stark verkürzen. D. h. du sparst Zeit und Geld, steigerst deinen Umsatz und entlastet das ausbildende Personal. Wir empfehlen hier immer, mit Videos auf einer digitalen Schulungsplattform zu arbeiten. Handbücher oder Ähnliches kannst du vergessen. Arbeite mit kurzen Schulungsvideos, die von Kolleginnen und Kollegen aufgenommen wurden. Die sind schnell erstellt, kommen super an und die neuen Mitarbeiter lernen ihre Kolleginnen und Kollegen bereits im Vorfeld kennen.

Einsatzbereich 4: Wiederkehrende Schulungen automatisieren und Geld sparen

Ein weiteres Einsatzgebiet einer digitalen Lernplattform sind Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Nimm z. B. mal wiederkehrende Schulungen wie die auf die DSGVO. Das muss man einmal im Jahr machen. Kaum einer macht es, weil es einfach aufwändig ist. Wenn du eine digitale Schulungsplattform im Einsatz hast, ist das einfach. Deine Mitarbeiter bekommen die Info, dass die Schulung ansteht. Dann arbeiten sie die Inhalte online durch und machen den Abschlusstest. Du siehst genau, wer ihn schon erfolgreich gemacht hat und wer noch nicht. Zeitaufwand: 0. Stress: 0. Aufgabe: Erledigt. Einfach perfekt!

Weitere Einsatzmöglichkeiten sind dezentrale Schulungen. Wenn du z. B. mehrere Standorte hast und in allen Standorten für einen einheitlichen Wissensstand sorgen möchtest oder Prozesse und Abläufe einheitlich durchlaufen lassen möchtest, bietet sich die digitale Lösung an. Damit kannst du Mitarbeiter auch zeitversetzt schulen. Nehmen wir mal an, du schaffst eine neue Maschine an und nicht jeder arbeitet sofort damit. Da kannst du einen Teil deiner Mitarbeiter auf diese Maschine schulen und nimmst alle Erklärungen dazu einfach auf. Dann kannst du mit diesen Schulungsvideos später zeitversetzt die restlichen Mitarbeiter schulen. Was wäre hier die Alternative? Du schulst alle Mitarbeiter von Anfang an. Dies wäre ungeschickt, da das die meisten dies schon wieder vergessen haben, wenn sie erst später mit der Maschine arbeiten müssen. Oder du wiederholst die Schulung später mehrfach. Das ist teuer, egal ob du das betriebsintern machen kannst oder einen externen Dozenten brauchst.

Einsatzbereich 5:  Mitarbeiter stressfrei einstellen und einarbeiten

Was ich in letzter Zeit auch immer mehr festgestellt habe, ist, dass Mitarbeiter zunehmend als Stress empfunden werden. So eine gewisse “Da-hab-ich-doch-nur-Ärger-Mentalität”. Inhaber haben Angst, neue Mitarbeiter einzustellen, weil sie nach der Einstellung im Tagesgeschäft dann nur Stress und Ärger mit ihnen haben und sich die Nerven sparen wollen, die sie die Einarbeitung kostet. Gleichzeitig haben aber viele Inhaber den Wunsch, sich aus dem Tagesgeschäft mehr zurückziehen zu wollen und oft das Gefühl, dass ohne sie der Betrieb nicht läuft.

Eines ist doch aber klar: Ohne Mitarbeiter geht es ab einem bestimmten Punkt nicht. Und wenn du sie gründlich einarbeitest, hast du auch keinen Stress mit ihnen. Dann machen sie einfach ihre Arbeit und entlasten dich. Wenn du das ganze Onboarding digital und systematisch machst, arbeiten sie sich sogar selbst ein und stehen nicht ständig in deinem Büro und stellen dir immer wieder die gleichen Fragen. Du packst einfach alles, was die Mitarbeiter lernen müssen, in eine digitale Schulungsplattform, in deine Wissensdatenbank. Dort kannst du auch die Antworten auf alle noch so dämlichen Fragen hochladen, so dass du dieselben Dinge nie wieder erklären musst. Von diesem Moment an kannst du auf einem hohen Niveau neue Mitarbeiter schnell und gründlich ausbilden. Das ist dann natürlich auch die Voraussetzung für die Skalierung deines Unternehmens.

Wenn dieser Prozess – also die Einarbeitung und das Onboarding – nicht sauber durchlaufen wird, hast du damit keinen Spaß. Wenn du das allerdings im Griff hast, freust du dich auf die Einstellung jedes neuen Mitarbeiters, kannst stressfrei wachsen und dich vielleicht auch immer mehr aus dem Tagesgeschäft zurückziehen.

Einsatzbereich 6:  Wissen im Unternehmen sichern und an die nächste Generation übergeben

Der letzte Einsatzbereich, über den ich mit dir in diesem Artikel sprechen möchte, ist die Sicherung von Wissen im Unternehmen. In den nächsten 10 Jahren scheiden 7,3 Millionen Arbeitnehmer aus dem Erwerbsleben aus. Von ihnen sind mehr als zwei Millionen Beschäftigte in Berufen tätig, in denen Fachkräfte bereits jetzt knapp sind.

Was ist hier nun wichtig? Die Babyboomer, die hier in den Ruhestand gehen, haben über viele Jahre ein enormes Wissen aufgebaut. Wenn sie in Rente gehen, nehmen sie ihr Wissen natürlich auch mit. Das ist etwas, das viele Inhaber und Geschäftsführer nicht auf dem Schirm haben. Was du in dieser Situation tun musst, ist, dieses Wissen zu sichern. Erfahrene Mitarbeiter haben über die Jahre oft einen großen Schatz vor allem an informellem Wissen aufgebaut. Wissen, das in keinem Lehr- oder Schulbuch steht. Sie haben einfach – manchmal vielleicht auch durch Trial-and-Error – Erfahrungen gesammelt, die für dich und dein Unternehmen extrem wertvoll sind – weil du diese Erfahrung nirgends einkaufen kannst.

Wenn diese Mitarbeiter gehen, und das Wissen und ihre Erfahrungen mitnehmen, entsteht für dein Unternehmen ein herber Verlust. Wie kannst du das vermeiden? Ganz einfach: Digitalisiere dieses Wissen und lege es in der Wissensdatenbank deiner Firma ab. Mach kurze Videos, in denen diese erfahrenen Mitarbeiter ihr Wissen der nächsten Generation zur Verfügung stellen.

Eine digitale Schulungsplattform hilft dir auch beim Einarbeiten von Fachkräften aus dem Ausland. Warum? Weil du mit einem Klick alle Schulungsinhalte in eine andere Sprache übersetzen kannst. Weitere Infos dazu findest du in diesem Artikel.

Das waren 6 wichtige Einsatzgebiete einer digitalen Schulungsplattform. Wenn du in Zukunft auch von den Vorteilen einer digitalen Schulungsplattform profitieren, eine Wissensdatenbank aufbauen oder Mitarbeiter digital einarbeiten und onboarden möchtest, vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch. Wir beraten täglich zu diesem Thema und freuen uns, dich und dein Unternehmen kennenzulernen.