Die 9 größten Fehler beim Aufbau einer digitalen Schulungsplattform für Unternehmen

Es gibt neun Fehler, die Unternehmen immer wieder machen, wenn sie versuchen, eine firmeneigene digitale Schulungsplattform aufzubauen. In diesem Artikel besprechen wir, wie du diese vermeiden kannst, um so beim Einarbeiten und Ausbilden neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel Zeit und Geld zu sparen.

Fehler Nr. 1: Du hast keinen Lehrplan

Das Onboarding und die Einarbeitung deiner Mitarbeiter sind ein großer Hebel für den Erfolg deines Unternehmens. Um diesen Hebel optimal zu nutzen, musst du dir vorher überlegen, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten deine Mitarbeiter beherrschen sollen. Wie sind die Prozesse in deinem Unternehmen? Was sind deine Standards? Analysiere diese Prozesse, definiere die Standards in deinem Unternehmen und überlege dir, was du auf Unternehmensebene vermitteln musst. Mache dir zusätzlich Gedanken darüber, was auf der Abteilungsebene und der Rollenebene vermittelt werden muss. Die Rollenebene deckt alle fachlichen Aspekte ab. Nämlich die Dinge, die deine Mitarbeiter – eben in der jeweiligen Rolle – täglich tun müssen. Wichtig ist, dass du alles sauber dokumentierst. Schreib dir einen Lehr- und Ausbildungsplan, anhand dessen du dann auch die Schulungsinhalte entwickelst. Wenn du das nicht machst, verlierst du einfach zu schnell die Übersicht und vergisst etwas.

Fehler Nr. 2: Du bildest nicht deine Prozesse & Standards ab

Das ist ein Problem, dem wir immer wieder begegnen. Unternehmen wollen vorgefertigte Inhalte kaufen, um ihre Mitarbeiter einzuarbeiten. Ganz nach dem Motto “Meine Mitarbeiter können kein Excel, also kaufe ich ihnen eine Excel-Schulung.”

So funktioniert das nur nicht. Wenn du für deine Mitarbeiter eine Excel-Schulung kaufst, können sie hinterher im besten Fall Excel. Den Prozess, den du mit Excel abbilden möchtest, können sie deswegen aber noch lange nicht umsetzen.

Achtung: Es gibt sicherlich Situationen, in denen allgemeine Lerninhalte sinnvoll sind, z. B. wenn du deinen Mitarbeitern Weiterbildung als Benefit zukommen lassen möchtest. Aber bei vielen spezifischen Rollen, Prozessen und Abläufen bringen dich allgemeine Lerninhalte nicht weiter. Du benötigst stattdessen maßgeschneiderte Inhalte. Du musst in der digitalen Schulungsplattform die Prozesse & Standards deines Unternehmens abbilden und deine Mitarbeiter auf diese trainieren.

Fehler Nr. 3: Du schulst deine Mitarbeiter auf die falschen Inhalte

Wenn du deine digitale Schulungsplattform konsequent aufbaust, erhältst du am Ende ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem du neue Mitarbeiter systematisch, gründlich und stressfrei einarbeiten kannst. Erfahrungsgemäß ist es nur so, dass – je nach Rollenanzahl in deinem Unternehmen –, schnell sehr viele Inhalte zusammenkommen. Das ist an sich gut. Wichtig ist aber, dass du dabei den Überblick behältst. Mein Tipp: Baue dir von Anfang an konsequent eine Art Statustabelle fürs E-Learning auf. Nach unten – also in den Zeilen – listest du die Lerninhalte auf und nach rechts – also in den Spalten – die Rollen in deinem Unternehmen. So kannst du nach der Erstellung eines neuen Schulungsvideos sauber festhalten, wer dieses Video durcharbeiten muss, für wen du es in der Lernplattform freischalten musst und welchen Onboarding-Plan du ergänzen musst.

Fehler Nr. 4: Du arbeitest mit Skripten

Was wir immer wieder sehen, ist, dass Unternehmen versuchen, ihre Lerninhalte zu skripten. Mach das bitte nicht! Das ist ein riesiger Fehler. Warum? Das Skripten von Schulungen ist extrem zeitaufwendig und du produzierst damit häufig auch zahlreiche Korrekturschleifen. Wenn du so arbeitest, könnte dein Konkurrent sein gesamtes Wissen schon lange digitalisiert haben, während du noch mit dem Schreiben von Skripten beschäftigt bist. Die Gefahr bei geskripteten Lerninhalten besteht darin, dass oft unklar ist, wie es danach weitergeht. Was machst du mit dem Skript? Sollen die Mitarbeiter dieses auswendig lernen und dann wie Schauspieler performen? Das funktioniert so nicht. Keep it simple. Nimm den Lehrplan und überlege dir, was in einer Lerneinheit vermittelt werden soll. Dann erklärt ein Mitarbeiter diese Inhalte und du nimmst diese Erklärung auf Video auf. Das muss nicht in Kino-Qualität sein. Es ist völlig ausreichend, wenn du dabei zunächst ein handelsübliches Handy verwendest. Danach kannst du es bei Bedarf noch etwas schneiden und fertig ist das Schulungsvideo.

Fehler Nr. 5: Du willst es von Anfang an perfekt machen

Eng mit dem Skripten ist der Perfektionismus verbunden. Einige Unternehmen versuchen, die perfekte Schulungsplattform mit perfekten Inhalten zu erstellen. Das ist jedoch kaum möglich und auch nicht Sinn und Zweck der Sache. Die digitale Schulungsplattform deines Unternehmens darf nicht statisch sein – sie soll leben und sich weiterentwickeln.

Es ändert sich etwas an einem Prozess? Dann werden die Lerninhalte angepasst. Du hast einen neuen Standard? Dann wird dazu in der Schulungsplattform entsprechendes Material ergänzt. Du führst eine neue Maschine im Unternehmen ein? Dann gibt es dazu neue Videos.

Deine Schulungsplattform ist einer deiner besten Mitarbeiter. Er arbeitet 24/7 für dich und leistet einen großartigen Job, wenn du ihn regelmäßig mit neuen Inputs fütterst. Aber bitte nicht dem Perfektionismus verfallen – Perfektionismus ist die erste Stufe vor dem Tod. Starte mit einer ersten Version – oder auch einem Teilbereich in deinem Unternehmen –, und entwickle deine Plattform kontinuierlich weiter.

Fehler Nr. 6: Deine Schulungsvideos sind zu lang

Wir haben kürzlich ein Projekt übernommen, in dem die Lernvideos teilweise 20 bis 30 Minuten gedauert haben. Das ist viel zu lang. Die ideale Länge für Lernvideos liegt zwischen einer und drei Minuten. Dabei lautet die Grundregel: In einem Video erklärst du immer nur eine Sache.

Es ist einfach so, dass die Aufmerksamkeitsspanne der Zuschauer immer geringer wird. Früher konnte das Video vielleicht auch fünf bis sieben Minuten dauern, aber heutzutage ist das nicht mehr förderlich. Unserer Erfahrung nach ist es auch so: Wenn du länger als drei Minuten für ein Video brauchst, erklärst du wahrscheinlich mehrere Dinge, die besser in getrennten Videos aufgehoben wären. Teile deine zu langen Schulungsvideos auf und schon hast du wieder die ideale Länge für ein einziges. Mach kleine Lernnuggets; sowohl aus der praktischen Perspektive als auch aus der Perspektive der Lernforschung funktionieren diese am besten.

Fehler Nr. 7: Du bindest deine Mitarbeiter nicht ein

Wenn wir Kunden beraten, empfehlen wir immer, die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Und zwar von der Erstellung des Lehrplans bis hin zur Produktion der Lerninhalte. Du kannst sicher einen ersten Entwurf für den Lehrplan selbst erstellen, dann solltest du diesen aber immer auch von einem Mitarbeiter überprüfen lassen, der täglich in der entsprechenden Rolle arbeitet und deshalb noch besser weiß, auf was es in dieser Rolle ankommt. Lass ihn den Lehr- und Ausbildungsplan ergänzen. Dann schaust du dir den Rücklauf an und bewertest, ob der Rücklauf zu deinen Vorstellungen passt. Wenn ja, ist die Einarbeitung bzw. Ausbildung schon wieder um einen Schritt präziser geworden.

Fehler Nr. 8: Du setzt auf die falsche Technologie

Bei der Auswahl der Lernplattformen ist es wie bei den anderen Technologien auch. Die richtige Entscheidung zu Beginn kann dir Ärger über Jahre ersparen. Überlege dir deshalb, was du haben möchtest. Brauchst du eine lokale Installation oder eine Cloud-Lösung? Möchtest du eine Office-365-Anbindung oder brauchst du eine offene Schnittstelle? Wie sieht es mit einem Analyse-Dashboard aus, sodass du den Lernfortschritt deiner Mitarbeiter verfolgen kannst? Ist ein zusätzliches Autorentool nötig, das oft mit hohen Kosten verbunden ist? Gibt es eine Versionierung? Kannst du mit der Lernplattform deine Lerninhalte schnell in andere Sprachen übersetzen, damit du auch Mitarbeiter einarbeiten kannst, die nicht so gut Deutsch sprechen? Ein weiteres wichtiges Thema: Gibt es KI-unterstützte Lernpfade und KI-unterstütztes Feedback? Du willst ja nicht jede Abgabe deiner Mitarbeiter “von Hand” auswerten.

Fehler Nr. 9: Die Schulungsinhalte sind nicht mit Onboarding-Plänen verbunden

Wenn du das gesamte Wissen in deinem Unternehmen digitalisiert hast, ist das großartig. Das ist der erste Schritt. Der zweite Schritt ist, daraus einen sauberen Onboarding-Plan zu erstellen. Die Kernfragen sind dabei: Was müssen deine Mitarbeiter wann lernen? Was müssen sie vor dem ersten Arbeitstag lernen? Was am ersten Arbeitstag? Was sollen sie nach der ersten Woche können? Was nach dem ersten Monat? Der Lehrplan soll das gesamte Wissen, inklusive aller Fertigkeiten und Fähigkeiten, erfassen, die ein Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle beherrschen muss. Mit dem Onboarding-Plan legst du fest, wann das Wissen vermittelt wird.

Mache nicht den Fehler, deine Mitarbeiter mit der digitalen Schulungsplattform einfach alleine zu lassen. Nimm sie bei der Hand und führe sie durch die ersten Wochen in deinem Unternehmen. Wenn du das machst, erzielst du im Onboarding und in der fachlichen Einarbeitung fantastische Resultate.

Du möchtest für dein Unternehmen eine digitale Schulungsplattform aufbauen? Dann vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch. Wir beraten Firmen zu diesem Thema täglich und freuen uns darauf, dich und dein Unternehmen kennenzulernen.