Keine Lust, alles tausend Mal zu erklären?
Mit 4 Fragen zum digitalen Einarbeiten deiner Mitarbeiter

Wie schaffst du es, die Einarbeitung und Ausbildung neuer Mitarbeiter zu automatisieren? In diesem Artikel beantworten wir dir die 4 wichtigsten Fragen und zeigen dir Schritt für Schritt, wie du es schaffst, dass sich deine Mitarbeiter in Zukunft quasi selbst einarbeiten und du nie wieder immer wieder die gleichen Fragen beantworten musst.

Das Onboarding und die Schulung von Mitarbeitern lassen sich mehr oder weniger vollständig digitalisieren und automatisieren. Du kannst einen Prozess einrichten, in dem sich deine Mitarbeiter in den ersten 3 bis 4 Wochen durch einen digitalen “Firmencampus” mit hunderten Videos durcharbeiten und sich so praktisch selbst ausbilden. Wenn du das sauber einrichtest, von einem Vorgesetzten begleiten lässt und auch noch begleitendes Lernmaterial einsetzt, kannst du damit phänomenale Ergebnisse erzielen.

In der Beratung werden wir oft gefragt, was man zum Aufbau einer digitalen Schulungsplattform braucht, mit welchen Inhalten sie gefüllt werden soll, wie man den digitalen “Firmencampus” didaktisch aufbaut, wie man die Schulungsvideos grundsätzlich erstellt und zu welchem Zeitpunkt man welche Inhalte an neue Mitarbeiter ausspielen soll.

Was brauchst du zum Aufbau einer digitalen Schulungsplattform?

Du brauchst dazu nur eine Liste mit Fähigkeiten und Fertigkeiten, dem Lehr- bzw. Ausbildungsplan, die dein neuer Mitarbeiter können muss, ein einfaches Kameraequipment, ein Programm zum Mitschneiden des Bildschirms am Rechner, ein Videoschnittprogramm und eine Schulungsplattform, in der die Trainingsvideos dann bereitgestellt und ausgeliefert werden.

Das klingt jetzt vielleicht nach mehr Arbeit, als es tatsächlich ist. Wir beraten täglich zu diesem Thema und alle unsere Kunden haben in kürzester Zeit gelernt, damit umzugehen. Man kann lernen vor der Kamera zu sprechen, man kann lernen, einfache Videos zu schneiden und man kann auch lernen, wie man diese in die Lernplattform einbindet.

Viel wichtiger ist der didaktische Aufbau, der aus dem Lernplan entsteht, sodass neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag eine positive Erfahrung bei dir im Unternehmen haben, wenn sie das Onboarding durchlaufen und rasch neue Kompetenzen bezüglich ihrer neuen Tätigkeit aufbauen.

Welche Struktur soll deine Schulungsplattform haben?

Wir empfehlen immer, die Schulungsplattform in drei Ebenen aufzubauen. Die Unternehmensebene, die Abteilungsebene und die Rollenebene. In der Unternehmensebene kommen Dinge hinein wie Firmenkultur, Organigramme, Umgang mit Software im Unternehmen, Vorstellung der Ansprechpartner, Wichtiges zu Kunden und Produkten. Du kannst auch Qualitätsprinzipien vorstellen, etwas über Krankmeldungen, Urlaubsregelungen und dem Dresscode erklären.

In der Abteilungsebene kommen alle Schulungsvideos, die der Mitarbeiter braucht, damit er die Bedeutung der eigenen Abteilung im Gesamtkontext des Unternehmens versteht. Er muss wissen, welche anderen Abteilungen es gibt, was deren Aufgaben sind und wie diese zusammenhängen bzw. zusammenarbeiten. Auf der Abteilungsebene werden auch alle Rollen innerhalb der Abteilung vorgestellt. Man muss hier ein Bewusstsein für die Wichtigkeit der eigenen Rolle schaffen, welche Vorarbeiten von anderen Rollen geleistet wurden und welche Schritte danach von der Arbeit des Mitarbeiters abhängen.

Auf der Rolle-Ebene findet dann die eigentliche fachliche Einarbeitung statt. Hier geht es um den Aufbau einer konkreten fachlichen Praxisschulung, sodass der Mitarbeiter alle Fähigkeiten und Fertigkeiten kennenlernt, die er für die perfekte Ausübung seiner Rolle im Unternehmen beherrschen muss. Hier schulst du ihn mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Aufgaben, Prozesse, Tools, Abläufe und die Software, die er beherrschen muss.

80 % bis 90 % von dem, was ein Mitarbeiter lernen muss, lassen sich so perfekt digitalisieren. Ja, es kann sein, dass am Anfang noch etwas fehlt. Das ist aber nicht schlimm. Ein Vorgesetzter begleitet den Mitarbeiter und stellt so schnell fest, welche Trainingsinhalte noch fehlen. Das wird dann eben gut “Face-to-Face” erklärt und auch gleich wieder aufgezeichnet. Und schon ist die Schulungsplattform wieder gewachsen und der Einarbeitungs- und Ausbildungsprozess ist noch besser geworden.

Wie baust du die Plattform im Tagesgeschäft auf?

Wir empfehlen hier immer, dass du zunächst einen sauberen Lehrplan schreibst. Wenn du es selbst aufnimmst, ist mein Tipp, dass du das immer dann machst, wenn du es sowieso erklären müsstest. Ein neuer Mitarbeiter fängt an und du müsstest etwas über das Unternehmen sagen? Dann nimmst du das auf und der Mitarbeiter geht daraufhin z. B. in den Vertrieb. In diesem Fall erklärst du ihm alles, was es hier auf der Abteilungsebene zu wissen gibt. Wenn er z. B. im Vertriebsinnendienst als Rolle eingesetzt wird, dann erklärst du ihm hier alles, was für diese Rolle wichtig ist und nimmst das auf. Du baust die Lernplattform in der Regel also parallel zum Tagesgeschäft auf.

Wann spielst du welche Schulungsinhalte aus?

Hier ist es wichtig zu wissen, wann ein Mitarbeiter welche Inhalte kennenlernen muss. Es gibt in diesem Bereich vier zentrale Fragen:

• Was müssen die Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag wissen?
• Was müssen die Mitarbeiter am ersten Tag lernen?
• Was müssen die Mitarbeiter in der ersten Woche lernen?
• Was müssen die Mitarbeiter im ersten Monat lernen?

Sagen wir mal – jetzt stark vereinfacht – auf der Unternehmensebene gibt es die Themen A, B und C, auf einer Abteilungsebene die Themen D, E, F und G und auf einer Rollenebene die Themen H, I, J, K und L.

Jetzt kann es eben sein, dass du vor dem ersten Tag – im Preboarding – die Themen B, C und F an den neuen Mitarbeiter ausspielst. Am ersten Tag – im Onboarding – bekommt er die Themen A und E. Dann geht's in der ersten Woche vielleicht mit den Themen D, G, H und I weiter. Und in der fachlichen Einarbeitungsphase kommt dann der Rest. Überlege dir einfach, welche Infos – welchen Input – ein neuer Mitarbeiter zum jeweiligen Zeitpunkt braucht, damit er sich wohlfühlt, und wie du ihn gleichzeitig am schnellsten auf seine Rolle vorbereiten kannst.

Wenn du eine Idee wie diese auch für dein Geschäft umsetzen willst und dein Unternehmen auf das nächste Level bringen willst, dann vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch. Wir beraten dazu täglich und freuen uns darauf, dich und dein Unternehmen kennenzulernen.