Für Unternehmer: Wissen sichern – Manuel Epli im Interview

Die Sicherung von Unternehmenswissen spielt eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Im Rahmen eines Interviews mit Manuel Epli, dem Gründer der digi professionals GmbH, diskutieren wir die Möglichkeiten und Vorteile des Wissenstransfers mittels E-Learning. Beatrice Frensel begrüßt Sie herzlich beim Businesstalk am Kudamm, wo sie mit Manuel Epli über die Bedeutung und Strategien zur Sicherung von Unternehmenswissen mithilfe von E-Learning sprechen wird.

Beatrice Frensel: Einer der wichtigsten Werte eines Unternehmens ist das Wissen um die Prozesse und Abläufe. Oftmals wird dieses Wissen aber nicht systematisch erfasst. Das kann schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben, weil dieses firmeninterne Wissen einfach wegfällt, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter geht. Wie schwerwiegend sind diese Folgen?

Manuel Epli: Das kann tatsächlich zu großen Problemen führen. Das eigentliche Problem ist aber nicht, dass das Wissen nicht systematisch erfasst wird. Das ist nur die Ursache für viele Probleme, die daraus entstehen können. Ein Problem ist zum Beispiel, dass die Mitarbeiter nicht ordentlich eingearbeitet sind. Das heißt, dass Fähigkeiten und Fertigkeiten fehlen und dadurch schlechte Ergebnisse entstehen, was wiederum zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt. Ein weiteres Problem ist der Wissensverlust, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Mitarbeiter bauen oftmals in 15 oder mehr Jahren, in denen sie für ein Unternehmen tätig sind, viel informelles Wissen auf, das für das Unternehmen sehr wertvoll ist. Geht ein Mitarbeiter, nimmt er dieses Wissen mit und es fehlt im Unternehmen. Unserer Erfahrung nach ist es so, dass Unternehmer diesen Wert des Wissens der Mitarbeiter oft unterschätzen.

Die Dokumentation von Firmenwissen wird häufig nicht systematisch gemacht, sondern ist eher ein Sammelsurium von irgendwelchen Firmenwikis, Schulungsunterlagen und Leitfäden. Wie zeitgemäß ist das Ganze aus Ihrer Sicht?

Ob es zeitgemäß ist oder nicht, ist vielleicht nicht die richtige Fragenkategorie. Viel wichtiger ist, ob es funktioniert. Hier ist unsere Erfahrung, dass die Arbeit mit Handbüchern, Leitfäden, Schulungsunterlagen und Firmenwikis häufig mit Problemen einhergeht. Eines ist zum Beispiel, dass die Mitarbeiter immer weniger gern diese Unterlagen lesen. Ganz anders schaut das mit Erklärvideos aus. Diese Videos werden von neuen Mitarbeitern gerne angeschaut, was dann natürlich auch zu einer systematischen Einarbeitung dieser neuen Mitarbeiter führt. Es funktioniert gut, dass man diese Lern- und Erklärvideos einfach mit den eigenen Mitarbeitern erstellt. Dadurch bindet man neue Mitarbeiter bereits beim Einarbeitungsprozess

an das Unternehmen und die neuen Mitarbeiter lernen das beste Wissen von den besten Mitarbeitern.

Ihr Unternehmen hat sich auf die professionelle Einrichtung von E-Learning-Plattformen spezialisiert. Wie funktioniert dieses System?

Nehmen wir an, Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Der Mitarbeiter kommt am ersten Tag zur Arbeit, loggt sich in die Online-Akademie ein und arbeitet die interaktiven Erklärvideos durch. Seine Lernmomente notiert er in einem begleitenden Workbook. Dabei wird der Lernfortschritt immer erfasst, sodass der Ausbildungsleiter ein gezieltes Feedback geben kann. Natürlich können auch Praxisphasen und Übungsphasen integriert werden. Der große Vorteil ist, dass die Wissensvermittlung von der Arbeitszeit der Ausbilder entkoppelt wird. Das heißt, die Ausbildung wird skalierfähig. Das führt letzten Endes dazu, dass bei der Ausbildung und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter Personalkosten eingespart werden können – bei gleichzeitig hoher Qualität in der Ausbildung.

Sie verfolgen den Ansatz, dass Sie eine eigene E-Learning-Plattform für jedes Unternehmen gestalten. Wie können die Inhalte und Formate aufbereitet sein? Was erwartet mich bei so einem E-Learning-Prozess, wenn ich mich da hinsetze und mich durch das Programm klicke?

Da gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten. Von Erklärvideos über Präsentationen, Quizze im Raum, Landkarten, Diktate und Memories ist hier natürlich sehr viel möglich.

Ich kann mir vorstellen, dass so eine gut gepflegte E-Learning-Plattform schnell einen ziemlich großen Umfang annimmt. Wie sind da Ihre Erfahrungen?

Bei größeren Unternehmen kommen sehr schnell mehrere 100 Videos zusammen, insbesondere wenn dabei mehrere Ausbildungsberufe und Rollen im Unternehmen digital abgebildet werden. Eine Sache ist dabei wichtig, und das sagen wir immer dazu: Die Produktionszeit wird in der Regel um Faktor zehn überschätzt. Die Lerninhalte sind erfahrungsgemäß deutlich schneller produziert als man glaubt. 

Wie lange dauert es denn tatsächlich so etwas zu produzieren?

Vom Lernplan-Workshop bis zur fertigen Lernplattform brauchen wir in der Regel eine Zeit von zwei bis drei Monaten.

Wird das auch immer wieder geupdated von Ihrer Seite aus? Oder kann das Unternehmen das selbst machen? Wie sieht es aus, wenn immer mehr Wissen dazukommt?

Wenn Wissen dazukommt, wird das natürlich immer ergänzt, sodass die Lernplattform immer topaktuell ist und darin stets die aktuellen Prozesse und das beste Wissen gesichert sind.

Was sind die typischen Einsatzbereiche, in denen Ihre Plattform im Unternehmensalltag genutzt wird?

Nehmen wir einmal einen SHK-Betrieb, der händeringend einen Anlagenmechaniker sucht. In diesem Fall kann der Betrieb mit einem vorhandenen Anlagenmechaniker das ganze Wissen, das ein Anlagenmechaniker beherrschen muss, digitalisieren, sodass ab diesem Zeitpunkt zum Beispiel Quereinsteiger leicht ausgebildet werden können. Und zwar immer wieder, ohne dass das Stammpersonal Zeit in diese Ausbildung investieren muss. Die Ausbildung von neuen Mitarbeitern wird damit letzten Endes skalierfähig.

Nehmen wir zum Beispiel einen Hotelbetrieb. Viele Hotels arbeiten mit Saisonkräften, die regelmäßig auf die hohen Standards im jeweiligen Haus ongeboardet und eingearbeitet werden müssen. Hier kann man z. B. das Housekeeping mit einer erfahrenen Mitarbeiterin digitalisieren und schöne Lern- und Erklärvideos dazu erstellen, sodass ab diesem Zeitpunkt jedes Jahr die neuen Saisonkräfte ohne Arbeitszeit vom Stammpersonal ausgebildet werden können. Und zwar mit hohen Standards, die dem Haus entsprechen. Der große Vorteil von unserer Plattform ist der, dass das eben auch mehrsprachig möglich ist. Wir können bestehende Erklärvideos leicht in andere Sprachen übersetzen, sodass auch eine mehrsprachige Einarbeitung und Ausbildung möglich wird.

Im Endeffekt spare ich super viel Zeit, demnach auch Geld und Personal, und kann super hohe Standards bei der Einführung der Lernthematiken bei meinen neuen Mitarbeitern bekommen.

Und gerade in der heutigen Zeit, wo der Arbeitsmarkt leergefegt ist und man auf Mitarbeiter mit einem Migrationshintergrund zurückgreifen muss, diese aber trotzdem ordentlich einarbeiten möchte, ist das natürlich ein enormer Vorteil.