Digitalisierung oder Untergang: 7 Situationen, in denen du ohne digitales Lernen nicht weiterkommst

Wenn wir mit Interessenten sprechen, stellen wir regelmäßig fest, dass das Thema E-Learning nicht richtig gedacht wird. Viele haben eine völlig falsche Vorstellung davon. Es geht z. B. nicht darum, dass du allgemeine Kurse kaufst, die auch in hunderten anderen Unternehmen eingesetzt werden, wie etwa eine allgemeine Excel-Schulung.

Es geht darum, dass du deine Prozesse und Abläufe festlegst und dann auf deiner digitalen Schulungsplattform dokumentierst. Wie du die Plattform am besten aufbaust, erkläre ich in einem anderen Artikel. Jetzt geht es darum, wie du eine solche digitale Lernplattform einsetzen kannst und welche Probleme du damit lösen kannst.

1. E-Learning-Einsatzgebiet: Hohe Fluktuation ausgleichen

Nehmen wir einmal an, du hast eine hohe Fluktuation. Dann musst du regelmäßig neue Mitarbeiter einarbeiten. Wenn du das jedes Mal „von Hand” machst, also ein alter Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter einarbeitet, ist das sehr zeitaufwendig. Außerdem ist es eine sich wiederholende Tätigkeit, die früher oder später auch nachlässig ausgeführt wird. Den ersten Mitarbeiter einzuarbeiten, macht vielleicht noch Spaß, beim zehnten wird es schon schwieriger.

Es kommt hier auch häufig zum sogenannten Stille-Post-Effekt. Mitarbeiter A wird von dir eingearbeitet, der kann es dann. Mitarbeiter A arbeitet dann Mitarbeiter B ein und lässt irgendetwas weg, weil er/sie es nicht wichtig findet. Mitarbeiter B arbeitet dann irgendwann vielleicht Mitarbeiter C ein und lässt wieder etwas weg, weil er es z. B. nicht versteht oder nicht erklären kann. Aus 100 % Wissenstiefe bei Mitarbeiter A werden so dann 90 % Wissenstiefe bei Mitarbeiter B und dann vielleicht 75 % bei Mitarbeiter C. Das ist natürlich fatal.

Wenn du die Einarbeitungsphase digitalisiert, hast du das nicht. Deine digitale Lernplattform arbeitet immer auf dem gleichen hohen Level ein. Wenn du die Schulungsvideos einmal sauber produziert hast, ist die Qualität der Einarbeitung gleichbleibend hoch. Die digitale Lernplattform ist auch nie krank, sie hat auch keinen Urlaub und ist auch nie genervt, wenn sie das gleiche Thema zum 100. Mal erklären muss… ;-)

2. E-Learning-Einsatzgebiet: Mehr Mitarbeiter ausbilden

Vielleicht wächst du gerade auch stark und brauchst einfach mehr Mitarbeiter. Wenn du jeden Monat z. B. zwei oder drei neue Mitarbeiter einstellst, brauchst du dafür einen Prozess. Je genauer dieser Prozess ausgearbeitet ist, desto weniger Fehler passieren, es werden keine Inhalte ausgelassen und die Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an wohl bei dir. Der komplette Einarbeitungsprozess ist digitalisierbar, sodass du ihn ohne großen Personal- und Zeiteinsatz immer wieder wiederholen kannst.

Wer diese Möglichkeit hat, kann stressfrei neue Mitarbeiter einstellen, ohne die Kontrolle zu verlieren. In der Gastro ist das z. B. bei 520-Euro-Kräften wichtig, da hier oft der Aufwand den Nutzen übersteigt. Bei der digitalen Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist das dagegen anders: Hier entkoppelst du die Einarbeitung von der Arbeitszeit der bereits vorhandenen Mitarbeiter und erhältst – quasi „auf Knopfdruck“ – gleichzeitig neue Mitarbeiter, die sich an deine Standards und Abläufe halten. Extrem effizient, wenn du das einmal sauber aufgesetzt hast.

3. E-Learning-Einsatzgebiet: Fachkräftemangel überwinden

Wenn du vom Fachkräftemangel betroffen bist, führt in der Regel an der Einführung einer digitalen Lernplattform kein Weg mehr vorbei. Entweder musst du Quereinsteiger einarbeiten oder du musst Mitarbeiter einstellen, bei denen es eine Sprachbarriere gibt. Wenn du Quereinsteiger einstellst, musst du diese gründlich einarbeiten.

Das dauert und kostet Zeit. Diesen Prozess musst du über eine digitale Lernplattform abbilden, das geht „von Hand” nicht, weil es einfach zeitaufwendig und damit teuer ist. Auch wenn du Mitarbeiter mit Sprachbarrieren einstellst, kannst du sie über eine solche Lernplattform einarbeiten und sicherstellen, dass sie die Einarbeitung auch verstehen.

Nimm z. B. mal das Housekeeping in einem Hotel. Hier kommen die Mitarbeiter oft aus zahlreichen Nationen und es gibt häufig Sprachschwierigkeiten. Wenn du jetzt aber digitale Schulungsinhalte hast, die mit einem Klick in die jeweilige Muttersprache übersetzt werden, dann ist das kein Problem mehr. Das ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Du kannst diesen Personenkreis einstellen und auch zu vollwertigen Mitarbeitern ausbilden, während es deine Marktbegleiter nicht können und mit dem Fachkräftemangel kämpfen.

4. E-Learning-Einsatzgebiet: Parallel zum stressigen Tagesgeschäft genau einarbeiten

Viele unserer Kunden sagen, dass sie sich für den Aufbau einer digitalen Schulungsplattform entschieden haben, weil die Ausbildung parallel zum Tagesgeschäft schwierig und stressig ist. Wenn du dein gesamtes Wissen und alle deine Prozesse digitalisiert hast, kannst du Mitarbeiter parallel zum Tagesgeschäft ausbilden und auch in stressigen Zeiten gründlich einarbeiten.

An der Rezeption ist viel los und ein neuer Rezeptionist ist da? Dann arbeitet er sich über die firmeneigene Lernplattform selbst ein. Wenn er alles beherrscht, kann er als vollwertiger Mitarbeiter an der Rezeption einsteigen. Damit schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe. Die Arbeitskraft des „Bestandsmitarbeiters” wird durch die Einarbeitung nicht gemindert und gleichzeitig ziehst du einen Mitarbeiter – der auf die Standards in deinem Unternehmen geschult ist – nach und baust so Arbeitskraft auf.

5. E-Learning-Einsatzgebiet: Negative Bewertungen vermeiden

Wenn sich Kunden beschweren oder du negative Bewertungen im Netz sammelst, liegt es meistens an einer schlechten Einarbeitung der entsprechenden Mitarbeiter. Du musst deine Mitarbeiter mit präzisen Schritt-für-Schritt-Anleitungen schulen, sodass sie ihre Rolle im Unternehmen perfekt wahrnehmen können. Nimm einfach deinen besten Mitarbeiter und schau dir an, was er macht. Das zeichnest du dann auf und spielst es digital an neue Mitarbeiter aus. Wenn du das machst, kannst du deine besten Mitarbeiter quasi „klonen” und Standards im Unternehmen einführen.

Das Ergebnis sind Prozesse, die wie ein Schweizer Uhrwerk laufen und es führt dazu, dass du jeden Tag Ergebnisse auf dem gleich hohen Level erhältst. Jetzt bist du an dem Punkt, an dem du mehr Aufträge annehmen, neue Mitarbeiter stressfrei einarbeiten und damit kontrolliert und in Ruhe wachsen kannst. Skalieren macht dann Spaß, wenn du weißt, dass deine digitale Schulungsplattform präzise läuft.

6. E-Learning-Einsatzgebiet: Einheitliches Wissen an verschiedenen Standorten vermitteln

Mitarbeiter dezentral an unterschiedlichen Standorten gleich und standardisiert einzuarbeiten und auszubilden ist auch ein typisches Einsatzgebiet eines firmenbezogenen E-Learnings. Ein Kunde von uns – ein sehr großer Fahrradhändler – hat an einem Standort alle Standards und Prozesse definiert und dann als Schulung digitalisiert.

Er hat sich z. B. überlegt, wie Kunden begrüßt werden wollen, wie sie beraten werden sollen und wie sie dann zum Kaufabschluss geführt werden. Wenn du hier das beste Wissen deiner Mitarbeiter einfließen lässt, das dann aufnimmst und gezielt an neue Mitarbeiter ausspielst – und zwar an allen Standorten – hat das einen krassen Effekt auf die Qualität, die Kundenzufriedenheit und auch den Umsatz.

Ein weiterer Vorteil – wenn du das alles digital hast – ist der, dass du Mitarbeiter auch schnell die Rolle im Unternehmen wechseln lassen kannst. Wenn jemand im Verkauf tätig war, du jetzt aber jemanden an der Kasse brauchst, kannst du ihn über eine digitale Wissensdatenbank schnell auf die neue Rolle einarbeiten – und zwar ohne einen anderen Mitarbeiter, was Zeit und Geld spart.

7. E-Learning-Einsatzgebiet: Mitarbeiter zeitversetzt ausbilden müssen

Nehmen wir einmal an, du hast einen Handwerksbetrieb und schaffst eine neue Maschine an. Es ist unwahrscheinlich, dass jeder Mitarbeiter sofort mit dieser Maschine arbeitet. Es ist eher so, dass vielleicht ein Teil der Mitarbeiter damit anfängt. Dann schulst du diese Mitarbeiter auf die Verwendung der Maschine. Soweit so gut. Wenn jetzt aber in einem halben Jahr fünf andere Mitarbeiter auch auf die Maschine geschult werden müssen, musst du die Schulung wiederholen. Das kostet Zeit und Geld.

Wenn du aber die erste Schulung aufnimmst und in deinem digitalen Firmen-Wiki ablegst, kannst du weitere Mitarbeiter zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt auf diese Maschine nachschulen. Im Schichtbetrieb – z. B. bei Hotels – ist das Problem ein ähnliches. Hier ist es oft sehr schwierig, überhaupt einmal einen Schulungstermin zu finden, weil immer der Schichtplan im Weg steht.

Wenn du aber die Fähigkeit hast, das digital zu machen, ist das Problem gelöst. Du kannst das Wissen einmal konservieren und die Mitarbeiter arbeiten das zeitversetzt durch – so wie es vom Betriebsablauf eben passt. Das Ergebnis ist eine präzise Weitergabe von Informationen, Abläufen, Prozessen und Standards – obwohl die Umstände eben schwierig sind…

Wenn du das ein oder andere E-Learning-Einsatzgebiet aus deinem Arbeitsalltag wiedererkannt hast, kannst du gerne Kontakt mit uns aufnehmen und ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren. Wir beraten regelmäßig Unternehmen zu diesem Thema und freuen uns darauf, dich kennenzulernen.